In fast jedem Unternehmen, mit dem ich spreche, gibt es sie: Abläufe, die jemand jeden Tag von Hand erledigt, obwohl die Daten längst in einem System stehen. Eine Bestellung wird aus dem Shop ins ERP abgetippt, ein Angebot aus einer Excel-Vorlage zusammenkopiert, eine Statusanfrage per Telefon beantwortet. Jeder einzelne Schritt dauert nur ein paar Minuten. Zusammen kosten sie oft mehr Zeit als jede andere Aufgabe im Team.
Kurz gesagt: Automatisierung lohnt sich vor allem bei Abläufen, die häufig laufen, nach festen Regeln oder wiederkehrenden Mustern ablaufen und Daten zwischen Systemen bewegen. In kleinen und mittleren Unternehmen sind das fast immer dieselben sieben Kandidaten: Auftragserfassung, Stammdatenpflege, Angebote und Rechnungen, Posteingang, Statusanfragen, Berichte und Abläufe, die nur eine Person beherrscht. Welche davon bei Ihnen den größten Hebel hat, zeigt der kostenlose Automatisierungs-Check.
Woran Sie erkennen, ob sich Automatisierung lohnt
Eine einfache Rechnung hilft: Häufigkeit mal Dauer. Ein Ablauf, der zehn Minuten dauert und 20-mal pro Woche vorkommt, kostet rund 14 Stunden im Monat. Das ist fast eine Arbeitswoche, jeden Monat, für eine Aufgabe, die niemandem Freude macht.
Dazu kommen drei Fragen:
- Gibt es klare Regeln oder wiederkehrende Muster? Feste Regeln, etwa „jede Shop-Bestellung geht ins ERP“, setzt eine klassische Schnittstelle zuverlässig um. Muss jemand jeden Fall einschätzen, etwa eine E-Mail einordnen oder einen Beleg auslesen, kann KI heute vieles davon übernehmen, solange ein Mensch die unklaren Fälle prüft. Schwierig wird es erst, wo Entscheidungen Fachwissen, Verhandlungsgeschick oder persönliche Verantwortung verlangen.
- Stehen die Daten schon irgendwo digital? Wer Daten von Hand aus einem Programm ins nächste überträgt, etwa vom Shop ins ERP oder aus einer E-Mail in die Buchhaltung, ersetzt im Grunde eine fehlende Schnittstelle. Genau das erledigt Software schneller und zuverlässiger.
- Was kostet ein Fehler? Ein Zahlendreher in einer Lieferadresse oder einer Rechnung kostet mehr als die Minuten, die die Eingabe gedauert hat. Wo Fehler teuer sind, lohnt sich Automatisierung schon bei geringerer Häufigkeit.
Die sieben Abläufe, die sich fast immer lohnen
1. Aufträge und Bestellungen von Hand übertragen
Bestellungen kommen aus dem Onlineshop, per E-Mail oder über ein Formular und werden dann ins ERP oder die Warenwirtschaft abgetippt. Eine Schnittstelle überträgt sie automatisch, inklusive Kunde, Positionen und Zahlungsstatus. Wichtig ist, vorher zu klären, welches System für welche Daten führend ist. Sonst überschreiben sich die Systeme gegenseitig.
2. Dieselben Stammdaten in mehreren Systemen pflegen
Ein neuer Kunde wird im CRM angelegt, dann in der Buchhaltung und noch einmal im Shop. Ändert sich die Adresse, muss sie an drei Stellen korrigiert werden, und irgendwo wird es vergessen. Ein automatischer Abgleich sorgt dafür, dass Kunden- und Artikeldaten nur noch an einer Stelle gepflegt werden und die anderen Systeme sie übernehmen.
3. Angebote, Aufträge und Rechnungen aus Excel
Viele Unternehmen erstellen Angebote mit einer Excel-Vorlage und kopieren die Daten danach in ein anderes System. Das ist fehleranfällig und schwer nachzuvollziehen. Werden Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt aus dem System erzeugt, in dem die Daten ohnehin stehen, fällt das Kopieren weg. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B wird das ab 2027 ohnehin zum Thema.
4. E-Mails, Belege und Anfragen von Hand sortieren
Im gemeinsamen Postfach landen Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Fragen bunt gemischt. Jemand liest alles, entscheidet, wohin es gehört, und tippt die wichtigsten Angaben ab. Hier hilft KI: Sie kann unstrukturierte Eingänge auslesen, einordnen und an das richtige System oder die richtige Person weitergeben. Für feste Regeln, etwa Daten aus einem standardisierten Format, ist eine klassische Schnittstelle dagegen oft verlässlicher und günstiger.
5. Statusanfragen per E-Mail und Telefon
„Wo steht meine Bestellung?“, „Ist der Auftrag schon raus?“ Solche Fragen beantwortet jemand, indem er im System nachsieht und zurückschreibt. Ein Kundenportal oder eine automatische Statusmeldung lässt Kunden und Partner selbst nachsehen. Das spart nicht nur Zeit im Team, sondern wird von Kunden auch als besserer Service wahrgenommen.
6. Berichte von Hand zusammenbauen
Jeden Montag werden Zahlen aus Shop, Buchhaltung und CRM exportiert, in Excel zusammengeführt und formatiert. Ein automatischer Bericht holt die Daten direkt aus den Systemen und ist auf Knopfdruck oder zu festen Zeiten fertig, immer im selben Format.
7. Abläufe, die nur eine Person beherrscht
Die Excel-Liste mit den Makros, die nur eine Kollegin versteht. Der Export, den nur ein Mitarbeiter richtig einstellen kann. Wenn diese Person krank ist oder das Unternehmen verlässt, steht der Ablauf. Hier geht es weniger um Zeitersparnis als um Sicherheit: Der Ablauf wird festgehalten und ins System geholt, damit er unabhängig von einzelnen Personen läuft.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Kfz-Sachverständigenbüro organisiert auch Fahrzeugüberführungen. Früher kamen die Anfragen per E-Mail und Telefon. Angebote entstanden von Hand, Aufträge wurden einzeln an Subunternehmer weitergegeben, und den Zustand der Fahrzeuge hielt man auf Papier fest.
Heute stellen Kunden ihre Anfragen über ein Portal. Der Inhaber erstellt und versendet die Angebote direkt dort, Subunternehmer nehmen Aufträge im System an, und der Fahrzeugzustand wird per Tablet-App samt Unterschrift erfasst. Damit sind gleich drei der sieben Abläufe abgedeckt: Auftragserfassung, Angebote und Statusanfragen.
Was Sie besser nicht automatisieren
Nicht jeder Ablauf ist ein guter Kandidat. Abläufe, die nur ein paarmal im Jahr vorkommen, rechnen sich selten. Dasselbe gilt für Abläufe, die sich gerade grundlegend ändern: Erst wenn klar ist, wie es künftig laufen soll, lohnt sich die Automatisierung. Und manchmal ist der bessere Schritt, einen Ablauf zu vereinfachen oder ganz wegzulassen, statt ihn zu automatisieren.
So gehen Sie vor
- Abläufe sammeln: Fragen Sie im Team, was jeden Tag oder jede Woche von Hand erledigt wird. Die Liste ist meist länger als gedacht.
- Grob bewerten: Häufigkeit mal Dauer, dazu die Frage nach Regeln oder Mustern und den Kosten von Fehlern.
- Mit dem größten Hebel anfangen: Ein gut gewählter erster Ablauf zeigt schnell Wirkung und schafft Akzeptanz im Team.
- Standard oder individuell klären: Oft gibt es für Ihre Systeme schon ein fertiges Plugin oder eine Standardschnittstelle. Eine eigene Lösung lohnt sich dort, wo der Standard nicht passt.
Genau diese Schritte gehe ich im Automatisierungs-Check mit Ihnen durch: in 60 Minuten, kostenlos, mit einer schriftlichen Auswertung der drei lohnendsten Automatisierungen.
Häufige Fragen
Was kostet es, einen Ablauf zu automatisieren? Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und ob es schon Schnittstellen gibt. Eine Verbindung zwischen zwei Systemen oder ein kleines Werkzeug beginnt im unteren vierstelligen Bereich. Passt kein vorhandenes System zum Ablauf, wird er in einer eigenen Anwendung abgebildet, etwa einem Kundenportal oder einer Auftragsverwaltung wie im Praxisbeispiel. Dafür sollten Sie mit etwa 10.000 bis 15.000 Euro aufwärts rechnen.
Brauche ich dafür eigene Software? Nicht unbedingt. Viele Systeme bringen Schnittstellen oder Plugins mit, die nur richtig eingerichtet werden müssen. Eigene Software lohnt sich, wenn Ihr Ablauf von der Standardlösung abweicht oder mehrere Systeme zusammenspielen müssen.
Ersetzt Automatisierung Mitarbeitende? In kleinen und mittleren Unternehmen meist nicht. Sie verschiebt Zeit: weg vom Abtippen und Nachfragen, hin zu Aufgaben, für die man Erfahrung und Urteilsvermögen braucht.
Welche Rolle spielt KI? KI ist stark bei unstrukturierten Eingängen wie E-Mails, Belegen oder Freitext. Für feste Regeln und Datenabgleiche ist eine klassische Schnittstelle oft die bessere Wahl. Meist ist die beste Lösung eine Kombination.
Fazit
Die größten Zeitfresser stecken selten in komplizierten Aufgaben, sondern in kleinen, häufigen Handgriffen zwischen Systemen. Wer sie kennt und mit dem größten Hebel anfängt, spart schnell spürbar Zeit.
Sie möchten wissen, welche Abläufe sich bei Ihnen zuerst lohnen? Im kostenlosen Automatisierungs-Check finden wir es in 60 Minuten heraus. Wenn daraus eine eigene Lösung wird, finden Sie mehr dazu unter Individualsoftware sowie Payment und Schnittstellen.
