Mehr Kunden, mehr Aufträge, neue Mitarbeitende: Wachstum ist das Ziel. In der IT zeigt es sich aber oft zuerst als Problem. Der Shop wird bei einer Aktion langsam, die Schnittstelle zum ERP kommt nicht mehr hinterher, und im Team wächst die Zahl der manuellen Handgriffe, die früher niemand bemerkt hat. Wer das erst merkt, wenn Kunden sich beschweren, zahlt doppelt: mit verlorenen Aufträgen und mit hektischen Notlösungen.
Kurz gesagt: Ihre IT hält mit Ihrem Wachstum mit, wenn Sie wissen, wo ihre Grenzen liegen, wenn Ausfälle schnell bemerkt werden und wenn Schnittstellen und Abläufe mehr Arbeit aufnehmen können, ohne dass mehr Handarbeit entsteht. Die sieben Fragen unten helfen Ihnen, das in einer Stunde selbst einzuschätzen.
1. Wissen Sie, wo die Grenzen Ihrer Systeme liegen?
Wie viele Bestellungen, Anfragen oder Nutzer verkraften Ihr Shop, Ihr Portal oder Ihre Schnittstellen gleichzeitig, bevor sie langsam werden? Die meisten Unternehmen wissen es nicht, bis es passiert. Ein Lasttest beantwortet die Frage vorher, mit echten Zahlen statt mit Bauchgefühl. Sinnvoll ist er vor jeder größeren Aktion und nach größeren Änderungen an der Software.
2. Gibt es eine Stelle, an der alles hängt?
In fast jeder gewachsenen IT gibt es sie: den einen Server, die eine Datenbank, das eine Skript, ohne das nichts läuft. Fällt diese Stelle aus, steht der ganze Betrieb. Fragen Sie sich, welche Teile Ihrer IT so eine Stelle sind und was passiert, wenn sie ausfallen. Oft reichen eine zweite Instanz, regelmäßig getestete Sicherungen oder ein klarer Plan, wer im Notfall was tut.
3. Merken Sie Probleme vor Ihren Kunden?
Wenn ein Kunde anruft, weil der Bestellabschluss nicht funktioniert, ist es zu spät. Ein Überwachungssystem prüft rund um die Uhr, ob Shop, Schnittstellen und wichtige Abläufe funktionieren, und schlägt Alarm, bevor es teuer wird. Genauso wichtig ist die Frage dahinter: Wer bekommt die Meldung, und weiß diese Person, was zu tun ist?
4. Wachsen Ihre Schnittstellen mit?
Shop, ERP, Buchhaltung, Zahlungsanbieter und Versanddienstleister sind heute fast immer miteinander verbunden. Jede dieser Verbindungen hat eigene Grenzen: Abrufe pro Minute, Datenmengen, Zeitfenster für den Abgleich. Was bei 50 Bestellungen am Tag reibungslos läuft, kann bei 500 zum Engpass werden. Prüfen Sie, welche Schnittstellen bei Ihnen die meiste Last tragen und ob sie mehr verkraften. Mehr dazu, wie solche Verbindungen aufgebaut sind, finden Sie unter Payment und Schnittstellen.
5. Was passiert bei Lastspitzen?
Rabattaktionen, Saisongeschäft, ein Bericht im Fernsehen: Spitzen kommen geplant oder überraschend. Gut aufgestellt ist, wer kurzfristig mehr Leistung zuschalten und sie danach wieder reduzieren kann, ohne für den Rest des Jahres zu viel zu bezahlen. Cloud-Hosting macht das heute deutlich einfacher als früher. Entscheidend ist, dass es vorher geplant und getestet ist und nicht erst am Tag der Aktion.
6. Wächst die Handarbeit mit?
Diese Frage fehlt in den meisten Checklisten, dabei ist sie oft die wichtigste. Wenn jede neue Bestellung, jeder neue Kunde oder jede neue Rechnung ein paar Minuten Handarbeit bedeutet, wächst diese Arbeit mit jedem Auftrag mit. Irgendwann braucht das Unternehmen mehr Leute für das Abtippen und Abgleichen als für das eigentliche Geschäft. Welche Abläufe sich dafür fast immer lohnen, habe ich im Beitrag „Geschäftsprozesse automatisieren: 7 Abläufe, die sich fast immer lohnen“ beschrieben. Wo es bei Ihnen am meisten bringt, zeigt der kostenlose Automatisierungs-Check.
7. Halten die Systeme hinter den Kulissen mit?
Wachstum betrifft nicht nur Shop und Webseite. Auch CRM, Ticketsystem, Buchhaltung und interne Werkzeuge müssen mehr Daten und mehr Nutzer verkraften. Lizenzen, Speicher, Rechte und Zuständigkeiten sollten mitgeplant werden. Sonst wird ausgerechnet das Werkzeug zum Engpass, an das beim Wachstum niemand gedacht hat.
So werten Sie die Fragen aus
Beantworten Sie jede Frage ehrlich mit Ja oder Nein:
- Kein oder ein Nein: Ihre IT ist gut aufgestellt. Prüfen Sie die Fragen einmal im Jahr oder vor größeren Veränderungen erneut.
- Zwei oder drei Nein: Es gibt Lücken, die bei weiterem Wachstum teuer werden können. Klären Sie zuerst die Punkte, bei denen ein Ausfall Umsatz kostet.
- Vier oder mehr Nein: Die IT ist wahrscheinlich schon heute ein Engpass. Ein strukturierter Blick von außen spart hier meist mehr, als er kostet.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich meine IT auf Wachstum prüfen? Einmal im Jahr und zusätzlich vor größeren Schritten, etwa einer neuen Vertriebsschiene, einer großen Aktion oder der Anbindung eines neuen Systems.
Muss ich gleich alles neu bauen? Fast nie. In den meisten Fällen reichen gezielte Maßnahmen an wenigen Stellen: eine Schnittstelle verstärken, ein Überwachungssystem einrichten oder einen Ablauf automatisieren. Eine Neuentwicklung lohnt sich erst, wenn die bestehende Software an mehreren Stellen gleichzeitig an Grenzen stößt.
Kann ich die Fragen selbst beantworten oder brauche ich Hilfe? Viele Fragen können Sie mit Ihrem Team selbst beantworten. Bei den Grenzen Ihrer Systeme und bei Schnittstellen hilft ein Blick von jemandem, der solche Systeme regelmäßig baut und prüft.
Fazit
Wachstum scheitert selten am Markt, sondern oft an Systemen und Abläufen, die nicht mitwachsen. Mit den sieben Fragen sehen Sie schnell, wo Ihre IT heute steht und wo Sie zuerst ansetzen sollten.
Wenn Sie dabei Unterstützung möchten: Bei Abläufen und Handarbeit ist der kostenlose Automatisierungs-Check der einfachste Einstieg. Für einen Blick auf Ihre gesamte Systemlandschaft finden Sie mehr unter Beratung und Konzeption. Und wenn sich zeigt, dass eine eigene Lösung nötig ist, lesen Sie weiter unter Individualsoftware.
