Erwartungen, Ziele, Transparenz: Die neue IT-Agentur managen

In der Auswahl wurden alle Register gezogen, um die richtige IT-Agentur zu finden: Doch was jetzt? Eine Garantie für die perfekte Umsetzung kann einem kein Dienstleister geben. Und falls ein Dienstleister dies trotzdem tut, sollte das auf jeden Fall hinterfragt werden. Auch wenn eine Garantie nicht möglich ist, kann eine gute Agentur mit Erfahrungswerten und guter Planung einen großen Beitrag dazu leisten, dass die angegangenen Projekte auch nach den gemeinsam vereinbarten Rahmendaten umgesetzt werden.

Formulieren Sie zusammen mit dem Dienstleister die Anforderungen

Die Anforderungen an ein IT-Projekt sind für Unternehmer häufig undurchsichtig. Und das verwundert auch nicht, denn je nach Branche und Technologie kann sich der Aufwand erheblich unterscheiden. Nehmen Sie Ihren Dienstleister bei der Einschätzung in die Pflicht. Die IT-Agentur sollte die notwendigen Erfahrungswerte mitbringen, um Anforderungen tiefgehend zu beschreiben und somit eine reibungslose Durchführung zu ermöglichen. Es geht also nicht nur um das Budget und den Zeitplan, sondern auch um die Anforderungen an die Software und die Beratungsleistung der IT-Agentur. Wird nicht genau festgelegt, welche Aufgaben die Softwarelösung erfüllen soll und in welche Umgebung diese integriert wird, kann schnell ein Fallstrick daraus werden. Eine Niederschrift der vereinbarten Anforderungen kann dabei den entscheidenden Unterschied zwischen der Programmierarbeit von einem Tag oder zwei Wochen ausmachen. Das schlägt sich natürlich auch deutlich in den Kosten nieder.

Legen Sie unbedingt KPIs für Ihre Projekte fest

Sind die Anforderungen einmal ausformuliert, lassen sich daraus einige Erfolgsfaktoren ableiten die den Fortschritt des Projektes verlässlich anzeigen. Aber auch hier liegt der Teufel im Detail. Wo für die Softwarelösung der Fortschritt durch die einzelnen Funktionsweisen sehr genau beschrieben werden kann, gibt es andere Indikatoren, die weniger Aussagekraft haben oder gar fehlleitend sind. Beispielsweise neigen viele Auftraggeber dazu auf die Zeiterfassung durch die einzelnen Entwickler zu bestehen. Dafür eine geeignete Soll-Kalkulation aufzustellen gestaltet sich allerdings schwierig, denn die aufgewendete Zeit für die Entwicklung von Software kann bedeutend schwanken. Schließlich ist die Entwicklung auch ein kreativer Prozess. Deswegen ist es wichtig, KPIs aufzustellen, die nicht rein auf den Zukauf von Zeit ausgelegt sind, sondern vielmehr auf den Business Value, den die Agentur für das eigene Unternehmen entwickeln soll. Das ändert natürlich nichts daran, dass eine erfahrene Agentur den Zeitrahmen für ein Projekt realistisch einschätzen kann, sondern lediglich dass diese nicht an den falschen Parametern gemessen wird. Nicht zuletzt sind Sie als Auftraggeber in der Pflicht den Mehraufwand – je nachdem wer diese verursacht hat – zu bezahlen und schließlich ist es auch im Interesse der Agentur, dass alles wie geplant abläuft.

Review-Termine und Status-Calls

Durch die Komplexität von IT-Projekten ist es unbedingt notwendig regelmäßig sogenannte Review-Termine oder Status-Calls durchzuführen. Sollte es Unstimmigkeiten zwischen Auftraggeber und Dienstleister geben, ist das der beste Weg, um schnellstmöglich Veränderungen einzuleiten. Natürlich gibt es einen schmalen Grat zwischen zu wenigen Feedbackschleifen und zu starker Überwachung. Abhängig ist der Austausch einerseits vom Umfang, aber andererseits auch von der Art des Projektes. Ist das Projekt über einen längeren Zeitraum angelegt, ergibt es Sinn, neben Status Calls auch Review-Termine einzukalkulieren. Bei diesen sollte neben dem Gespräch über den aktuellen IST-Stand auch die Entwicklungen seit der letzten Sitzung Thema sein. Hat sich die Planung geändert? Was sind die Resultate und wie lassen sie sich den definierten Anforderungen gegenüberstellen? Sind es kleine Projekte, sind eventuell nur wenige oder keine Status-Calls notwendig. Stellen Sie sich also die Frage: Wo und wie ist mein Budget gut angelegt? Die Zeit des Dienstleisters, die er in einem Status-Call verbringt, könnte er natürlich potentiell das Projekt weitertreiben. Andererseits hilft es nicht, wenn sich das Projekt in eine falsche Richtung entwickelt. Kosten und Nutzen von Status-Calls und Review-Terminen müssen also gut abgewogen werden.   Der Erfolg eines Projekts lässt sich also nicht garantieren, aber durchaus steuern: Anforderungen und Ziele vor dem Projekt festlegen, Eckdaten festlegen und miteinander reden. Damit lässt sich zwar nicht jedes Problem umschiffen, aber für ruhigeres Fahrwasser ist gesorgt.